FotoDok hjalp arkitektfirma med at fjerne 50% af rutinearbejdet

Som i mange andre arkitektfirmaer udfører arkitekter og bygningskonstruktører fra arkitektfirmaet Hune og Elkjær flere gange om ugen tilsyn på byggepladser over hele landet. Formålet er at sikre at kvaliteten af håndværket er som aftalt, så bygherre sikres den rigtige kvalitet af byggeriet.

I forbindelse med hvert tilsyn udarbejder Hune og Elkjær et tilsynsnotat, der med ord og billeder beskriver resultatet af tilsynet, således der kan korrigeres for eventuelle fejl samt sikres dokumentation af alle konstruktioner, herunder konstruktioner der senere skjules.

Før i tiden blev alle tilsynsnotater lavet manuelt via en tidskrævende arbejdsgang med brug af digitalkamera, håndskrevne noter og efterfølgende oprettelse og tilpasning af et Word-dokument. I starten af 2010 valgte Hune og Elkjær derfor at afprøve om der var andre og bedre alternativer, som både kunne reducere medarbejdernes ressourceforbrug og det meget datatunge arbejde med billedbehandling.

Allan Wright, medejer af Hune og Elkjær fortæller:

"Vi bruger typisk 2-4 timer på byggepladsen, afhængig af byggeriets størrelse, på tilsyn med det udførte arbejde. Ved en sådan gennemgang tog den tilsynsførende førhen billeder med et digitalkamera, mens han undervejs skrev noter ned på en papirblok der indikerede hvad det enkelte billede viste.

Tilbage på kontoret næste dag ventede der så ofte et meget stort stykke arbejde med at overføre billeder fra digitalkameraet, sortere dem og sætte dem rigtigt op i et Word-dokument, hvorefter der skulle tilknyttes den rigtige tekst. Arbejdet var besværliggjort af de tunge billedfiler som skulle tilpasses i Word-dokumentet, med deraf følgende skalering, samt tekst og rammer som ofte konfliktede med billederne.

Der var af og til risiko for at en udbedringskommentar ikke blev helt klar eller fik den tilsigtede reaktion efterfølgende, fordi processen med billeder, noter, tegninger og beskrivelse flød sammen. Det gav risiko for at nogle kommentarer blev glemt, eller at billeder fik de forkerte kommentarer tilknyttet. Samtidigt betød arbejdet med Word-dokumentet også at vi selv skulle i gang med at gøre billederne mindre, placere dem korrekt i dokumentet og sikre at dokumentet ikke fyldte for meget i størrelsen, når det skulle sendes ud pr. email.

Alt i alt blev arbejdet med udarbejdelsen af tilsynsnotater ofte set som en rutinepræget og tung arbejdsproces, men uden at vi umiddelbart kunne se hvordan vi kunne forbedre den."

I forbindelse med brug af en anden it-løsning fra ByggeSoft kaldet DigiTjek, blev Hune og Elkjær dog i slutningen af 2009 opmærksom på muligheden for at bruge ByggeSofts anden it-løsning, FotoDok.

Allan Wright fortsætter:
"Da vi blev opmærksomme på at FotoDok måske kunne bruges til at gøre vores arbejde med tilsynsnotater nemmere, valgte vi at købe licens til 3 telefoner for de medarbejdere, som oftest laver tilsynsnotater.

Allerede ved første brug af programmet oplevede jeg selv, hvor meget rutinearbejde vi egentligt kunne skære væk. Jeg brugte programmet ved et 1-årsgaranti-eftersyn på DNC-huset ved Århus Sygehus, hvor FotoDok blev benyttet til at lave fotodokumentation til tilsynsnotatet.

Under gennemgangen brugte jeg mobiltelefonen med FotoDok til at tage billeder alle de steder, hvor der skulle registreres fejl eller svigt i byggeriet. Samtidigt med at jeg tog billedet skrev jeg også en meget kort note i programmet på telefonen, som så automatisk blev tilknyttet billedet. Hvis samme type mangel gik igen et andet sted i bygningen kunne jeg bare vælge teksten fra en liste over tidligere skrevne noter. Det er helt på niveau med at skrive en sms og derfor meget anvendeligt.

Da jeg var færdig med tilsynet på pladsen tog jeg tilbage på kontoret og klikkede mig ind på ByggeSofts server hvor billederne automatisk var overført til. Derefter brugte jeg ca. 30 minutter på at tilpasse eller udvide noterne til hvert billede og slettede enkelte dubletter. Så kort efter at jeg var vendt tilbage på kontoret, lå der et færdigt Word-dokument med 22 billeder og tilhørende tekst, klar til at blive sendt til alle involverede i byggesagen.

Siden har vi brugt programmet på lignende sager med samme store besparelse i tidsforbruget. Det er min umiddelbare vurdering at vi har sparet ca. 50% af det tunge arbejde med billedbehandling væk, samtidigt med at vi har opnået at slutproduktet, tilsynsnotaterne, fremstår klarere og mere entydigt.

Derfor har vi nu valgt at anskaffet licenser til alle medarbejdere, der udfører tilsyn, således at vores kunder får et bedre produkt og vi optimerer vores ressourceforbrug på tilsynsnotater."

Du kan se et eksempel på et Word-dokument fra Hune og Elkjær lavet via FotoDok ved at klikke på billedet til højre, eller via dette link. Som beskrevet er dokumentet lavet via brug af FotoDok på mobiltelefonen under gennemsynet, og efterfølgende 30 minutters arbejde foran pc'en på kontoret. Mere kræver det ikke for at udarbejde et dokument af høj kvalitet til tilsynsnotater eller kvalitetsikring, som hurtigt kan udsendes til alle relevante parter.

Du kan læse meget mere om FotoDok her, og er selvfølgelig meget velkommen til at kontakte os for en uforpligtende demonstration af løsningen. Vi er sikre på, du ikke vil fortryde det.